Từ trước đến nay, khi nói đến chứng thực bản sao thì mọi người đều nghĩ đến việc phải ra trực tiếp trụ sở UBND có thẩm quyền hoặc các tổ chức có thẩm quyền chứng thực để thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay đã có hình thức chứng thực điện tử. Hình thức chứng thực điện tử được xây dựng với mục đích nhằm tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho công dân có nhu cầu chứng thực.
Chứng thực điện tử là gì?
Chứng thực điện tử là việc cơ quan có thẩm quyền bằng hình thức điện tử chứng thực bản sao là đúng với bản chính căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy. Để chứng thực điện tử thì mỗi người dân phải có một tài khoản trên dịch vụ công quốc gia thì mới thực hiện được thủ tục này. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định hiện hành.
Một số lưu ý đối với tổ chức, cá nhân có yêu cầu cấp bản sao chứng thực điện tử
- Thứ nhất, để được cấp bản sao chứng thực điện tửhay thực hiện các TTHC trực tuyến, tổ chức, cá nhân cần phải có tài khoản trên Cổng dịch vụ công Quốc gia (DVCQG), để lập tài khoản bạn chỉ cần truy cập địa chỉ https://dichvucong.gov.vn , chọn đăng ký và làm theo hướng dẫn.
Lưu ý: Để đăng ký tài khoản dịch vụ công, sim số điện thoại phải là sim chính chủ (số CMND/CCCD dùng để đăng ký tài khoản và đăng ký thuê bao di động phải cùng của một người).
- Thứ hai, trước khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, tổ chức, cá nhân có thể đặt lịch hẹn với cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực. Nếu đặt lịch hẹn, Tổ chức, cá nhân đăng nhập vào Cổng dịch vụ công Quốc gia (DVCQG), chọn cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực và đặt lịch hẹn.
- Thứ ba, khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, tổ chức, cá nhân mang bản chính giấy tờ cần chứng thực và các giấy tờ liên quan tới trực tiếp cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực để yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Sau khi được tiếp nhận bản chính để chứng thực, tổ chức, cá nhân nộp lệ phí chứng thực trực tiếp tại nơi thực hiện chứng thực
- Thứ tư, bản sao điện tử đã chứng thực từ bản chính được đồng bộ về tài khoản cổng DVCQG (trong trường hợp thông tin đăng ký trùng với thông tin tài khoản DVCQG) hoặc gửi về email cho người đăng ký theo email do người đăng ký cung cấp.
+ Phí chứng thực: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.
+ Thời hạn giải quyết: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
- Thứ năm, về yêu cầu, điều kiện đối với bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao điện tử:
+ Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.